Przejdź do treści
hajsy

Przypomnienie o płatności wysyłane samo, zanim faktura zacznie leżeć

Przypomnienie o płatności to krótka wiadomość do kontrahenta, wysłana przed terminem albo tuż po nim, która przypomina o fakturze i zwykle wystarcza, żeby pieniądze wpłynęły bez sporu. W Hajsy ustawiasz je raz dla faktury, a kolejne wiadomości wychodzą w dniach harmonogramu z Twojej poczty i w imieniu Twojej firmy.

Policz i przygotuj wezwanieZobacz cennik

Przypomnienie przed terminem płatności

Najtańsze przypomnienie to to, które dociera trzy dni przed terminem. Kontrahent ma jeszcze czas na przelew, a Ty nie musisz nikogo ponaglać. Taka wiadomość nie ma tonu żądania, tylko przekazuje numer faktury, kwotę, termin i numer rachunku. Firmy, które wysyłają ją regularnie, rzadziej wchodzą w etap pism stanowczych.

Przypomnienie w dniu terminu i po terminie

Drugie przypomnienie wychodzi w dniu terminu, trzecie siedem dni po nim. Od tego momentu faktura jest po terminie, więc wiadomość może już wskazywać, że rosną odsetki. Jeśli płatność nadal nie wpływa, harmonogram przechodzi do wezwania do zapłaty, a potem do wezwania przedsądowego.

Harmonogram dla jednej faktury

DzieńKrokTon
3 dni przed terminemprzypomnienieuprzejmy
dzień terminuprzypomnienieuprzejmy
7 dni po terminieprzypomnieniestanowczy
14 dni po terminiewezwanie do zapłatystanowczy
30 dni po terminiewezwanie przedsądoweostateczny
45 dni po terminiedane do pozwu w EPUformalny

Wiadomości w imieniu Twojej firmy

Przypomnienia wychodzą z Twojego imienia, z Twoimi danymi sprzedawcy, numerem faktury i kwotą. Dłużnik widzi korespondencję od kontrahenta, a nie od zewnętrznej firmy, więc relacja handlowa nie cierpi. W planie Biuro ustawiasz też własny adres nadawcy w domenie firmy.

Trzy tony wiadomości

Do wyboru są ton uprzejmy, stanowczy i ostateczny. Uprzejmy pasuje do stałego klienta, który zapomniał, stanowczy do faktury po terminie bez reakcji, ostateczny do ostatniej wiadomości przed wezwaniem przedsądowym. Treść każdego szablonu możesz obejrzeć w podglądzie, zanim sekwencja ruszy.

Ślad wysyłki dla każdej sprawy

Każda wysłana wiadomość trafia do historii pism sprawy z datą i treścią. Gdy sprawa zakończy się w sądzie, masz udokumentowane, kiedy i jak wzywałeś dłużnika do zapłaty.

Faktura po terminie z odsetkami

Faktura na 12 300 zł jest po terminie od 47 dni. Przy stopie 15 procent rocznie odsetki wynoszą 12 300 zł razy 15 procent razy 47 dni podzielone przez 365, czyli 237,58 zł. Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności, która dla faktury w tej wysokości wynosi 70 EUR. Przypomnienie wysłane na czas często sprawia, że ta kwota nigdy nie powstaje.

Skąd stopa i rekompensata

Stopę odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych wyznacza stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych, według obwieszczenia publikowanego w Monitorze Polskim. Rekompensatę przelicza się po kursie średnim NBP, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wynik ma charakter pomocniczy, nie jest poradą prawną. Dokładną kwotę dla swojej faktury policzysz w kalkulatorze odsetek.

Elementy dobrego przypomnienia

  • numer faktury, data wystawienia i termin płatności
  • kwota brutto do zapłaty i numer rachunku
  • krótka, rzeczowa prośba o płatność albo potwierdzenie terminu
  • wskazanie osoby, która odpowie na pytania
  • w kolejnych krokach informacja o odsetkach i rekompensacie

Czego unikać

Wiadomości z groźbami i terminami, których nie zamierzasz dotrzymać, szkodzą wiarygodności. Hajsy trzyma ton zgodny z etapem sprawy i nie wysyła pism, które wymagałyby kroków prawnych, o których nie zdecydowałeś. Szczegóły etapów opisuje strona o windykacji polubownej.

Czy przypomnienie o płatności jest wezwaniem do zapłaty?

Nie. Przypomnienie jest grzeczną informacją o terminie, a wezwanie do zapłaty to pismo formalne z wyznaczonym terminem na zapłatę i informacją o odsetkach. W harmonogramie Hajsy przypomnienia poprzedzają wezwanie.

Ile przypomnień wysłać przed wezwaniem?

Zwykle trzy: przed terminem, w dniu terminu i tydzień po nim. Liczbę kroków i odstępy możesz zmienić w sekwencji, a w planie Firma ustawić własny ton każdego etapu.

Czy dłużnik zobaczy, że to wiadomość z Hajsy?

Wiadomość jest wysyłana w imieniu Twojej firmy, z Twoimi danymi sprzedawcy. Hajsy nie jest firmą windykacyjną, więc nie występuje wobec dłużnika jako osobna strona.

Koszt abonamentu sprawdzisz w cenniku.