Co oznacza przedawnienie roszczenia
Przedawnienie nie wygasza długu, tylko pozwala dłużnikowi uchylić się od jego zapłaty. Jeśli wierzyciel pozwie po upływie terminu, a dłużnik podniesie zarzut przedawnienia, sąd co do zasady oddali powództwo. Jeżeli dłużnik zarzutu nie podniesie albo zapłaci dobrowolnie, dług nadal może zostać uregulowany.
Zasady przedawnienia znajdują się w Kodeksie cywilnym. Roszczenia o świadczenia okresowe i roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat. Roszczenia, do których ten krótszy termin nie ma zastosowania, przedawniają się co do zasady z upływem 6 lat.
Dla przedsiębiorcy wystawiającego faktury sprzedaży oznacza to jedno: czas na odzyskanie pieniędzy jest ograniczony i krótszy, niż wielu osobom się wydaje.
Jak liczyć 3 lata, czyli koniec roku kalendarzowego
Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego termin przedawnienia, który jest równy lub dłuższy niż 2 lata, kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego, z wyjątkiem roszczeń, w których przedawnienie ma inny początek lub inny sposób liczenia. Bieg terminu zaczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, czyli co do zasady od dnia po upływie terminu płatności.
| Termin płatności faktury | Początek biegu | Koniec przedawnienia |
|---|---|---|
| 15 marca 2026 | 16 marca 2026 | 31 grudnia 2029 |
| 20 listopada 2026 | 21 listopada 2026 | 31 grudnia 2029 |
| 2 stycznia 2027 | 3 stycznia 2027 | 31 grudnia 2030 |
Widać z tego, że faktura z terminem w marcu i faktura z terminem w listopadzie tego samego roku przedawniają się tego samego dnia. Rachunek zawsze robisz od roku, w którym roszczenie stało się wymagalne, i dodajesz 3 lata do końca grudnia.
Dla własnej pewności sprawdź datę wymagalności w umowie i na fakturze. Przy wątpliwościach skonsultuj się z prawnikiem, bo szczegóły zależą od rodzaju roszczenia.
Co przerywa bieg przedawnienia
Bieg przedawnienia może zostać przerwany. Po przerwaniu zaczyna biec od nowa. Zgodnie z Kodeksem cywilnym przerywa go między innymi:
- każda czynność przed sądem, mediatorem lub sądem polubownym, przedsięwzięta bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia albo zabezpieczenia roszczenia,
- uznanie roszczenia przez dłużnika,
- wszczęcie mediacji.
Samo wysłanie wezwania do zapłaty bez uznania długu przez dłużnika zwykle nie przerywa biegu terminu. Wezwanie jest ważne, bo dokumentuje opóźnienie i uruchamia odsetki od wezwania, gdy termin nie był oznaczony, ale nie zatrzymuje zegara przedawnienia.
Dlatego przy starszych fakturach lepiej nie liczyć na kolejne przypomnienia. Gdy do końca terminu zostało kilka miesięcy, skieruj sprawę do sądu, na przykład w elektronicznym postępowaniu upominawczym, i przygotuj pozew o zapłatę.
Przedawnienie a odsetki i rekompensata
Odsetki za opóźnienie jako roszczenie uboczne przedawniają się z roszczeniem głównym, a odsetki za dłuższy okres mogą być przedawnione wcześniej, ponieważ roszczenia o świadczenia okresowe mają krótszy termin. W praktyce wierzyciel, który zwleka z pozwem, ryzykuje utratę części odsetek, nawet jeśli dług główny jest jeszcze możliwy do dochodzenia.
Przykład: faktura na 12 300 zł jest opłacona 47 dni po terminie, przy stopie 15 procent rocznie. Odsetki wynoszą 12 300 zł × 15% × 47 / 365, czyli 237,58 zł. Kwota rośnie z każdym dniem, ale nie rośnie bez końca, bo termin przedawnienia biegnie równolegle.
Wynik ma charakter pomocniczy, nie jest poradą prawną. Stopy odsetek publikuje się w Monitorze Polskim, a rekompensatę 40, 70 albo 100 euro przelicza się według kursu NBP. Własną kwotę policzysz w kalkulatorze odsetek.
Jak pilnować terminów przedawnienia w firmie
Najczęściej do przedawnienia dochodzi nie przez złą wolę, tylko przez brak przeglądu starych faktur. Wystarczy kilka prostych nawyków.
- Raz na kwartał przejrzyj listę nieopłaconych faktur starszych niż rok.
- Przy każdej zapisz datę wymagalności i datę końca przedawnienia, czyli 31 grudnia roku, który przypada 3 lata po roku wymagalności.
- Zapisuj każdą wpłatę częściową i każde pismo dłużnika, bo mogą oznaczać uznanie długu.
- Kończąc rok, skieruj do sądu sprawy, którym zostały mniej niż 2 lata.
Takie podejście sprawdza się też w przypadku sprzedaży w rozliczeniach ciągłych, gdzie jedna faktura po drugiej opóźnia się o kilka dni, a stare zaległości giną w tabelach. Regularne przypomnienia o płatności ograniczają liczbę spraw, które w ogóle dochodzą do tego etapu.
Co zrobić z fakturą, której termin przedawnienia się zbliża
Zacznij od ustalenia daty końca terminu. Jeśli masz jeszcze rok lub więcej, wyślij wezwanie do zapłaty i zaproponuj ugodę z uznaniem długu na piśmie. Uznanie przerywa bieg przedawnienia i daje nowy termin.
Jeśli czas jest krótki, przejdź do przedsądowego wezwania do zapłaty, a następnie złóż pozew. Hajsy nie jest firmą windykacyjną ani kancelarią, to narzędzia do samodzielnego przygotowania pism w abonamencie od 199 zł netto miesięcznie, bez prowizji. Szczegóły w cenniku.
Przedawnienie przy sprzedaży ciągłej i fakturach częściowych
Jeśli współpracujesz z klientem długo, a faktury wystawiasz co miesiąc, każda z nich przedawnia się osobno, według własnej daty wymagalności. Najstarsza faktura ucieka więc pierwsza, choć kolejne wciąż mają zapas czasu.
Podobnie przy fakturach zaliczkowych i częściowych: licz od terminu płatności danej faktury, a nie od końca całej umowy. Wyjątki mogą wynikać z postanowień umowy lub z rodzaju świadczenia, dlatego przy większych kwotach warto je potwierdzić u prawnika.
Spłata części należności jest sygnałem dla sądu, że dłużnik uznał dług, ale nie rozwiązuje sprawy automatycznie. Zapisuj datę i kwotę każdej wpłaty oraz to, którą fakturę zaliczono. Brak takiego zapisu bywa źródłem sporów o to, co jeszcze zostało do zapłaty.
Sprawdź, czy twoja faktura jeszcze się nie przedawniła
Policz odsetki, sprawdź datę końca terminu i przygotuj pismo, zanim zegar przedawnienia zrobi swoje.