Skąd bierze się termin płatności
Termin płatności ustalają strony. Może wynikać z umowy, z zamówienia, z regulaminu albo z samej faktury, jeśli klient ją zaakceptował. Gdy nic nie ustalono, świadczenie jest wymagalne według ogólnych zasad Kodeksu cywilnego, czyli niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do zapłaty.
W handlu między firmami ten wolny wybór ma granice. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych zakłada, że termin zapłaty nie powinien być dłuższy niż 60 dni od dnia doręczenia faktury lub rachunku, jeżeli strony nie zastrzegły inaczej w sposób, który nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, termin co do zasady nie przekracza 30 dni.
Dlatego pierwsza praktyczna rada brzmi: wpisuj termin wprost na fakturze i w umowie, w dniach i w konkretnej dacie.
Jak liczyć termin płatności
Termin liczony w dniach zaczyna biec od dnia następującego po zdarzeniu, od którego go liczysz, na przykład po doręczeniu faktury. Jeśli termin upływa w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, zgodnie z Kodeksem cywilnym upływa on następnego dnia roboczego.
Wygodnie jest trzymać się trzech zasad.
- Podawaj datę kalendarzową obok liczby dni, na przykład 30 dni, czyli do 27 listopada 2026.
- Zapisuj datę doręczenia faktury, bo od niej zależy bieg terminu, gdy umowa liczy dni od otrzymania.
- Zapisuj datę wpływu środków na rachunek, bo ona decyduje o tym, czy zapłata była w terminie.
Sama data wystawienia faktury nie zawsze jest początkiem biegu. Faktura wysłana późno skraca realny czas, który ma klient, a spór o datę doręczenia kończy się niekorzystnie dla tego, kto nie ma dowodu wysyłki.
Limity terminów w transakcjach handlowych
| Dłużnik | Co do zasady maksymalny termin |
|---|---|
| Przedsiębiorca wobec przedsiębiorcy | 60 dni |
| Podmiot publiczny wobec przedsiębiorcy | 30 dni |
Dłuższy termin jest możliwy tylko wtedy, gdy strony ustaliły go wyraźnie i nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Przy małych firmach, które negocjują z dużymi odbiorcami, to szczególnie ważne, bo klauzula o płatności po 90 albo 120 dniach może zostać zakwestionowana.
Przepisy dotyczą transakcji handlowych, czyli umów odpłatnych dotyczących dostawy towarów lub świadczenia usług, zawieranych między przedsiębiorcami lub z podmiotem publicznym. Nie obejmują one rozliczeń z konsumentami, które rządzą się innymi zasadami. W razie wątpliwości co do konkretnej umowy zasięgnij porady prawnej.
Co się dzieje po upływie terminu
Z dniem następującym po terminie płatności dłużnik jest w opóźnieniu. Wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty świadczenia.
Wysokość odsetek wynika z obwieszczeń publikowanych w Monitorze Polskim, a rekompensatę przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP.
Przykład: faktura na 12 300 zł jest opłacona 47 dni po terminie, przy stopie 15 procent rocznie. Odsetki wynoszą 12 300 zł × 15% × 47 / 365, czyli 237,58 zł. Przy tej kwocie rekompensata to równowartość 70 euro.
Wynik ma charakter pomocniczy, nie jest poradą prawną. Własne liczby wpiszesz w kalkulatorze odsetek, a zasady wyjaśnia strona o odsetkach w transakcjach handlowych.
Jak ustawić termin, żeby łatwiej odzyskać pieniądze
Dobrze ustawiony termin to połowa sukcesu windykacji. Kilka nawyków robi dużą różnicę.
- Krótszy termin dla nowych klientów, na przykład 7 do 14 dni, i dłuższy dopiero po kilku terminowych płatnościach.
- Zaliczka lub płatność z góry przy większych zleceniach.
- Dopisek na fakturze o odsetkach za opóźnienie, żeby klient wiedział, że spóźnienie ma cenę.
- Numer konta i tytuł przelewu podane jednoznacznie, bo błędny przelew bywa najczęstszą przyczyną spóźnień.
- Przypomnienie przed terminem i w dniu terminu, które zmniejsza liczbę faktur zalegających przez zapomnienie.
Stały harmonogram przypomnień o płatności pozwala nie pamiętać o każdej fakturze osobno. Klient dostaje spokojną wiadomość z numerem faktury i kwotą, a ty widzisz, które sprawy wymagają rozmowy.
Co zrobić, gdy klient nie płaci w terminie
Najpierw wyślij przypomnienie, bo wiele opóźnień wynika z niedopatrzenia. Jeśli nie ma reakcji w ciągu kilku dni, przygotuj wezwanie do zapłaty z kwotą główną, odsetkami, rekompensatą i nowym terminem, zwykle 7 dni.
Gdy wezwanie nie pomaga, wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty, a następnie przygotuj pozew o zapłatę. Pamiętaj o przedawnieniu: roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat, a koniec biegu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego).
Hajsy nie jest firmą windykacyjną ani kancelarią. To narzędzia w abonamencie, od planu Start za 199 zł netto miesięcznie, bez prowizji od odzyskanej kwoty. Porównaj plany w cenniku.
Termin płatności w umowie i na fakturze
Częsty problem to rozbieżność między umową a fakturą. Umowa mówi o 30 dniach, faktura o 14, a klient trzyma się wersji, która mu odpowiada. Jeśli umowa jest podpisana, przeważnie ona decyduje, więc faktura powinna ją powtarzać, a nie zmieniać.
Dobrze jest zapisać w umowie trzy rzeczy: od kiedy liczysz termin, w jakiej formie doręczasz fakturę (mail na wskazany adres, portal klienta, list) oraz co dzieje się po terminie, czyli odsetki i rekompensata. Taki zapis ułatwia późniejsze wezwanie, bo nie musisz udowadniać, że klient znał zasady.
Przy współpracy ciągłej przydaje się tabelka z listą faktur, terminami i datami wpływu. Dzięki niej od razu widzisz, które płatności są spóźnione, i możesz zareagować w pierwszym dniu zwłoki, a nie po miesiącu, gdy dług urósł, a pamięć o ustaleniach zblakła.
Sprawdź, ile kosztuje opóźnienie
Wpisz kwotę, termin i datę zapłaty, a zobaczysz odsetki i rekompensatę.