Od którego dnia faktura jest zaległa
Faktura staje się zaległa następnego dnia po terminie płatności wpisanym na fakturze albo w umowie. Jeśli terminu nie ma, w transakcjach między firmami obowiązuje 30 dni od doręczenia faktury albo wykonania świadczenia. Od tego dnia biegną odsetki za opóźnienie i można egzekwować zapłatę.
W transakcji między przedsiębiorcami odsetki biegną bez żadnego wezwania. Wierzyciel nie musi więc czekać tygodniami, żeby mieć do nich prawo. Czekanie wynika zwykle z relacji handlowej albo z braku czasu, nie z przepisów.
Dlaczego nie warto zwlekać
Im dłużej faktura leży, tym mniejsza szansa na zapłatę. Klient, który nie dostaje żadnego sygnału, zakłada, że sprawa jest mało ważna, i płaci inne zobowiązania przed Twoim. Do tego dochodzi czas: roszczenie z działalności gospodarczej przedawnia się po trzech latach, liczonych do końca roku kalendarzowego, o czym piszemy we wpisie o przedawnieniu faktury.
Oś czasu od terminu do sądu
Poniższa tabela to sprawdzony układ, który stosuje wielu wierzycieli. Daty traktuj jako punkt wyjścia i dopasuj do branży oraz do klienta.
| Moment | Co robisz | Cel |
|---|---|---|
| 3 dni przed terminem | uprzejme przypomnienie | zapobiec zapomnieniu |
| w dniu terminu | przypomnienie z numerem rachunku | ułatwić przelew |
| 7 dni po terminie | ponaglenie z odsetkami | pokazać, że sprawa jest pilnowana |
| 14 dni po terminie | wezwanie do zapłaty | wyznaczyć ostateczny termin |
| 30 dni po terminie | przedsądowe wezwanie do zapłaty | zapowiedzieć kroki sądowe |
| 45 dni po terminie | pozew w EPU | uzyskać nakaz zapłaty |
Pierwszy tydzień
W pierwszym tygodniu po terminie większość opóźnień ma proste przyczyny: faktura utknęła u osoby, która nie zatwierdza płatności, albo ktoś zapomniał o przelewie. Krótka, uprzejma wiadomość z numerem faktury i rachunkiem rozwiązuje wtedy sprawę bez konfliktu. Wzór treści opisujemy we wpisie o ponagleniu do zapłaty.
Od drugiego do czwartego tygodnia
Gdy ponaglenie nie działa, przechodzisz do pisma formalnego. Wezwanie do zapłaty powinno zawierać kwotę, termin faktury, naliczone odsetki i nowy, konkretny termin zapłaty, zwykle od 7 do 14 dni. Przedsądowe wezwanie do zapłaty dodaje zapowiedź skierowania sprawy do sądu i bywa wymagane jako dowód, że próbowałeś rozwiązać sprawę polubownie.
Co zmienia ten harmonogram
Nie każda faktura wymaga tego samego tempa. Przy stałym kliencie, z którym masz wieloletnią współpracę, możesz wydłużyć odstępy i zacząć od telefonu. Przy nowym kliencie, dużej kwocie albo sygnałach kłopotów finansowych skracasz wszystko, bo liczy się szybkość zgłoszenia roszczenia.
- Kwota faktury: duże zaległości wymagają szybszego przejścia do wezwania.
- Historia klienta: pierwszy raz po terminie to inna sytuacja niż trzeci.
- Branża: w transporcie i budownictwie opóźnienia są częstsze, ale łańcuchy rozliczeń też dłuższe.
- Spór o jakość: gdy klient kwestionuje usługę, najpierw wyjaśnij zarzut, a dopiero potem naciskaj na zapłatę.
Odsetki i rekompensata rosną z każdym dniem
W transakcjach handlowych masz prawo do odsetek według stopy referencyjnej NBP plus 10 punktów procentowych oraz do rekompensaty 40, 70 albo 100 EUR zależnie od kwoty faktury. Przykład: faktura 12 300 zł po terminie 47 dni przy stopie 15 procent daje 237,58 zł odsetek, co liczysz jako 12 300 zł razy 15 procent razy 47 dni podzielone przez 365. Do tego dochodzi rekompensata 70 EUR. Własne liczby sprawdzisz w kalkulatorze odsetek.
Zacznij od faktury, nie od wezwania
Najtańsza windykacja to ta, której nie trzeba prowadzić. Faktura z jasnym terminem, poprawnymi danymi nabywcy i numerem zamówienia trafia szybciej do księgowości klienta. Jeśli wystawiasz ją w programie, który pilnuje terminów i wysyła dokument elektronicznie, na przykład w programie do fakturowania z KSeF, skracasz drogę od wystawienia do płatności, zanim w ogóle zaczniesz myśleć o windykacji.
Krótszy termin płatności też pomaga. Zamiast domyślnych 30 dni często da się uzgodnić 14, zwłaszcza przy mniejszych zleceniach. Więcej o limitach i ustalaniu terminów znajdziesz we wpisie o terminie płatności faktury.
Gdy klient mimo wszystko nie płaci
Wtedy liczy się konsekwencja. Pilnowanie dziesięciu faktur w arkuszu jeszcze działa, ale przy trzydziestu łatwo pominąć termin kolejnego pisma. Hajsy ustawia harmonogram dla każdej faktury, wysyła przypomnienia i wezwania w imieniu Twojej firmy i po 45 dniach daje dane do pozwu w EPU. Szczegóły kroków opisuje strona o windykacji faktur, a koszt, od 199 zł netto miesięcznie bez prowizji, strona z cennikiem.
Po jakim czasie można wysłać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty możesz wysłać już po upływie terminu płatności. W praktyce wysyła się je po około dwóch tygodniach od terminu, po wcześniejszym przypomnieniu i ponagleniu. Wezwanie powinno zawierać kwotę, odsetki i nowy termin zapłaty.
Po jakim czasie faktura się przedawnia?
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach. Termin liczy się do końca roku kalendarzowego, w którym roszczenie stało się wymagalne. Wezwanie do zapłaty samo nie przerywa biegu przedawnienia, robi to dopiero czynność przed sądem.
Czy mogę naliczać odsetki bez wezwania?
W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami tak. Odsetki biegną od dnia następującego po terminie płatności. Wobec osób prywatnych również nalicza się odsetki ustawowe za opóźnienie, ale bez rekompensaty.
Kiedy iść do sądu z niezapłaconą fakturą?
Gdy wezwanie i przedsądowe wezwanie nie przyniosły zapłaty, zwykle po około 45 dniach od terminu. Wierzyciel może wtedy złożyć pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym, które jest tańsze i szybsze niż zwykły proces.
Nie pilnuj terminów w arkuszu
Dodaj fakturę po terminie, a zobaczysz kwotę z odsetkami i harmonogram pism, które wyślemy w imieniu Twojej firmy.