Opłata miesięczna i limit spraw
Większość systemów dolicza koszt do liczby spraw, które możesz prowadzić jednocześnie albo dodać w miesiącu. Plan z niską ceną i limitem dwudziestu pięciu spraw wystarczy firmie, która ma kilka faktur po terminie tygodniowo. Biuro rachunkowe albo hurtownia potrzebuje kilkuset spraw i wchodzi w wyższy próg.
Użytkownicy i role
Drugi składnik to liczba osób, które mogą pracować w systemie. Jeśli sprawami zajmuje się właściciel, wystarczy jedno konto. Gdy dołącza księgowość i opiekun klienta, liczy się możliwość nadania ról bez kupowania osobnych licencji. W planie Firma w Hajsy pracuje do pięciu użytkowników.
Opłaty dodatkowe
Zapytaj o pisma wysyłane listem poleconym, SMS-y, import danych i wsparcie przy wdrożeniu. Część dostawców wlicza je w abonament, inni rozliczają osobno i końcowy rachunek jest wyższy niż cennik na stronie.
Prowizja wygląda taniej, bo nie płacisz nic z góry. Rachunek zmienia się, gdy sprawa jest duża. Od faktury na 50 000 zł przy prowizji 15 procent oddajesz 7 500 zł, a plan Firma kosztuje przez cały miesiąc 449 zł netto i obejmuje 150 spraw. Pełne porównanie z przykładem znajdziesz we wpisie windykacja z prowizją czy w abonamencie.
| Abonament | Prowizja | |
|---|---|---|
| Koszt stały | tak, miesięcznie | brak |
| Koszt zmienny | brak | procent od odzyskanej kwoty |
| Duża faktura | koszt się nie zmienia | koszt rośnie razem z kwotą |
| Wiele małych faktur | tani do limitu spraw | proporcjonalnie niski, ale z minimalną opłatą |
| Kontrola nad pismami | pełna, pisma w Twoim imieniu | po stronie firmy windykacyjnej |
Abonament opłaca się, gdy zaległości są regularne i klienci w większości reagują na pismo. Prowizja ma sens przy sprawach bardzo trudnych, w których sam nie masz szans odzyskać pieniędzy, a firma zewnętrzna podejmuje się egzekucji.
Harmonogram pism bez ręcznej pracy
System ma sam wysłać przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty i przedsądowe wezwanie do zapłaty w ustalonych dniach. Jeśli musisz każde pismo zatwierdzać ręcznie, płacisz za szablony, nie za program.
Odsetki i rekompensata
Dobry program liczy odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensatę 40, 70 albo 100 EUR zależnie od kwoty faktury. Zasady opisuje strona o odsetkach w transakcjach handlowych, a każdą kwotę sprawdzisz w kalkulatorze odsetek.
Dane do pozwu
Po upływie terminu z wezwania przedsądowego system powinien zebrać dane potrzebne do pozwu o zapłatę w elektronicznym postępowaniu upominawczym, żebyś nie przepisywał ich z faktur.
Import faktur
Jeśli lista zaległości siedzi w programie do fakturowania, import z CSV lub XLSX oszczędza kilka godzin przy starcie. Bez niego koszt wdrożenia rośnie o czas Twojego zespołu.
- Ile spraw obejmuje abonament i co się dzieje po przekroczeniu limitu.
- Czy pisma wychodzą w imieniu mojej firmy, czy firmy windykacyjnej.
- Czy cena zawiera wysyłkę wezwań, SMS i import danych.
- Czy mogę zrezygnować w dowolnym miesiącu i wyeksportować dane.
- Gdzie leżą dane dłużników i kto ma do nich dostęp, co opisuje strona o bezpieczeństwie danych.
- Czy system pomaga przy sprawie spornej, czy kończy się na pismach.
Odpowiedzi na trzecie i szóste pytanie najczęściej różnią dostawców bardziej niż sama cena.
System nie zastąpi dobrej umowy ani oceny kontrahenta przed sprzedażą na przelew. Zanim dasz klientowi odroczony termin, sprawdź jego sytuację, na przykład w rejestrze upadłości i zmian w spółkach z KRS, bo najtańsza windykacja to ta, której nie trzeba prowadzić. Gdy dłużnik kwestionuje fakturę, potrzebna jest ocena prawna, a nie kolejne przypomnienie. Jeśli zastanawiasz się nad finansowaniem faktur, porównanie znajdziesz we wpisie faktoring czy windykacja. Różnice w kosztach opisuje wpis o tym, czy wybrać windykację czy kancelarię.
Zsumuj faktury po terminie z ostatniego kwartału i policz, ile z nich wymagało więcej niż jednego przypomnienia. Dodaj czas, który na nie poszedł, razem z odsetkami, które zostały niewyegzekwowane. Porównaj wynik z kwartalnym kosztem planu. Jeśli ręczne pilnowanie zajmuje tydzień pracy miesięcznie, a plan Start kosztuje 199 zł netto, odpowiedź zwykle jest jasna. Aktualne ceny wszystkich planów są w cenniku.
Ile kosztuje program do windykacji?
Abonamenty kosztują zwykle od kilkuset złotych netto miesięcznie wzwyż, zależnie od limitu spraw i liczby użytkowników. W Hajsy plan Start to 199 zł netto za 25 nowych spraw, a plan Firma 449 zł netto za 150 spraw. Przy płatności rocznej cena jest o połowę niższa.
Czy program do windykacji pobiera prowizję?
W Hajsy nie ma prowizji od odzyskanej kwoty, płacisz stałą opłatę miesięczną. Inne systemy i firmy windykacyjne mogą doliczać procent od odzyskanej kwoty, dlatego zawsze pytaj o pełny rachunek na przykładzie jednej faktury.
Czy da się zacząć bez wdrożenia?
Tak. Zakładasz konto, wpisujesz dane firmy i dodajesz faktury ręcznie albo importem z CSV lub XLSX. Harmonogram pism ustawiasz od razu i system zaczyna pilnować terminów.
Czy program do windykacji zastąpi kancelarię?
Nie w sprawach spornych. System prowadzi rutynowe zaległości i przygotowuje dane do pozwu, ale nie reprezentuje Cię w sądzie i nie ocenia szans sprawy.
Sprawdź, ile kosztowałaby windykacja Twoich faktur
Dodaj faktury po terminie, a zobaczysz odsetki, rekompensatę i harmonogram pism w stałej opłacie.